| ** Voor werkgevers en HR-professionals ** De expatregeling heeft invloed op de loonadministratie, arbeidsvoorwaarden en global-mobilitybeleid. HR doet er goed aan om: – Op de hoogte te zijn van de toepasselijke voorwaarden en salarisnormen; – Werknemers te adviseren of toepassing van de expatregeling of vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten (ET-kosten) gunstiger is; – Inzicht te hebben in de gevolgen voor pensioenopbouw en sociale zekerheidsbijdragen. |
Een korte geschiedenis
- Na de Tweede Wereldoorlog: Door een tekort aan geschoold personeel introduceerde Nederland een regeling om extra kosten voor buitenlandse werknemers te vergoeden.
- 1970: Invoering van de 35%-regeling, waarbij 35% van het salaris als aftrekbare beroepskosten kon worden aangemerkt.
- 2001: De 30%-regeling verving de 35%-regeling.
- 2012–2017: Verkorting van de looptijd naar vijf jaar en invoering van de 150-kilometergrens.
- 2024: Invoering van een salarisplafond (€ 262.000 in 2026) en de 30/20/10-regeling.
- 2025: Afschaffing van de 30/20/10-regeling en afschaffing van de partiële buitenlandse belastingplicht per 1 januari 2025. Voor werknemers die in december 2023 al onder de expatregeling vielen, vervalt deze optie per 1 januari 2027.
- 2027: Verlaging van de maximale onbelaste vergoeding van 30% naar 27%. Verhoging van de salarisnorm tot het niveau van de kennismigrantenregeling.
Onderstaand overzicht laat zien hoe de expatregeling vanaf 2025 wordt toegepast, afhankelijk van het moment waarop de regeling voor het eerst is toegekend:
| 2025 en 2026 | 2027 en verder | |
| Aanvraag vóór 1 januari 2024 | Maximaal 30% en huidige salarisnorm | Maximaal 30% en huidige salarisnorm |
| Eerste aanvraag in 2024 | Maximaal 30% en huidige salarisnorm | Maximaal 27% en huidige salarisnorm |
| Eerste aanvraag in 2025 | Maximaal 30% en huidige salarisnorm | Maximaal 27% en salarisnorm kennismigranten regeling |
Hoe werkt de expatregeling?
Werknemers die tijdelijk in Nederland verblijven, maken vaak extra kosten (extraterritoriale kosten, of ET-kosten). Werkgevers kunnen deze kosten op twee manieren vergoeden:
- Vergoeding van werkelijke ET-kosten
De werkgever vergoedt de daadwerkelijk gemaakte ET-kosten. Dit vereist het bijhouden en onderbouwen van deze kosten. - Toepassing van de expatregeling
De werkgever kan tot 30% van het loon onbelast vergoeden, zonder dat de werkelijke ET-kosten hoeven te worden gespecificeerd.
Voordelen
- Eenvoud: Minder administratieve lasten.
- Fiscaal voordeel: Tot 30% van het salaris kan onbelast worden uitgekeerd, ook als de werkelijke ET-kosten lager zijn.
Voorbeeld
Een werknemer met een jaarsalaris van € 100.000 kan € 30.000 onbelast ontvangen. De resterende € 70.000 is belast.
Nadelen
- Het belastbare loon is lager, wat invloed kan hebben op de pensioenopbouw, werkloosheidsuitkeringen en andere loonafhankelijke regelingen.
- De maximale looptijd bedraagt vijf jaar; daarna geldt het reguliere Nederlandse belastingregime.
Belangrijkste voorwaarden en criteria
- Kennismigranten: moeten voldoen aan de geldende salarisnormen.
- € 48.013 (2026) en € 36.497 (2026) voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma.
- Voor bepaalde beroepen — zoals tandartsen of professionele sporters — wordt de schaarste individueel beoordeeld. Geschiktheid is niet automatisch en kan aanvullende onderbouwing vereisen.
- De werkgever moet gedurende de looptijd blijven controleren of aan de voorwaarden wordt voldaan, met name aan het salariscriterium.
- 150-kilometerregel: van toepassing indien de werknemer gedurende 16 van de 24 maanden vóór indiensttreding op meer dan 150 km van de Nederlandse grens woonde. Er gelden uitzonderingen (o.a. promovendi, terugkerende werknemers en bij wisseling van werkgever).
- Aanvraag: werkgever en werknemer dienen gezamenlijk een verzoek in binnen vier maanden na aanvang van het dienstverband. Bij een latere aanvraag wordt de looptijd verkort.
- Jaarlijkse keuze: ieder jaar in januari moet worden gekozen tussen vergoeding van werkelijke ET-kosten of toepassing van de expatregeling.
Wat gebeurt er na afloop van de expatregeling?
- Werknemers worden volledig belast over hun loon volgens het reguliere Nederlandse belastingregime.
- Na afloop van de vijfjaarsperiode kunnen ET-kosten doorgaans niet langer onbelast worden vergoed.
Schoolgelden
- Werkgevers mogen schoolgelden voor internationaal basis- en voortgezet onderwijs belastingvrij vergoeden, zowel in Nederland als in het buitenland.
- Alleen schoolgelden komen in aanmerking; uitgaven voor kost en inwoning vallen hier niet onder.
Conclusie
De expatregeling biedt een eenvoudige manier om ET-kosten onbelast te vergoeden. Door de recente wijzigingen kan het echter in sommige gevallen gunstiger zijn om de werkelijke ET-kosten te vergoeden. Voldoende bewustzijn bij HR helpt om werknemers correct te informeren en onnodige fiscale missers te voorkomen.
HR-tip: Ook wanneer werknemers de expatregeling toepassen, kan het zinvol zijn te beoordelen of vergoeding van de werkelijke ET-kosten tot een gunstiger fiscale positie leidt.
Meer weten of ondersteuning nodig? Neem contact met mij op.
